Henkilötietojen käsittely I-Mediat Oy:ssä

1. Rekisterinpitäjä

I-Mediat Oy
PL 60, 60101 Seinäjoki
Käyntiosoite: Koulukatu 10, Seinäjoki
Puhelin: 06 247 7100 (vaihde)
Y-tunnus: 0830230-2

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Tommi Peura, myyntijohtaja, kuluttaja-asiakkaat
Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@ilkka.com

3. Rekisterin nimi

I-Mediat Oy:n kuluttaja-asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Palvelun toteuttaminen
• Asiakasviestintään
• Markkinoinnin suunnitteluun ja automaattiseen kohdentamiseen
• Asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
• Analysointi ja tilastointi
• Mielipide- ja markkinatutkimukset
• Arvonnat
• Uutiskirjeen toimittaminen
• Muut vastaavat käyttötarkoitukset

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot kuten, asiakkaan nimi, sukupuoli, syntymäaika ja/tai ikä, osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten asiakasnumero, laskutus-, perintä- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet, arvonta- ja kilpailuvastaukset sekä peruutustiedot
• Verkkopalvelun rekisteröitymis- ja verkkoasioinnin tapahtumatiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus tai verkkotapahtuma
• Henkilötunnus luottokaupassa
• Luvat, suostumukset ja kiellot
• Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
• Mahdolliset muut asiakkaan antamat tai suostumuksella kerätyt tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakkaalta itseltään asiakassuhteen tai asiallisen yhteyden syntyessä ja/tai sen aikana rekisteröidyn rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun 1) asiakas tilaa esim. lehden tai saa sen lahjaksi kolmannelta osapuolelta, tai 2) hän tilaa tai ostaa jonkin muun tuotteen esim. uutiskirjeen tai 3) antaa muussa yhteydessä (vastaus markkinointikampanjaan, kilpailu- tai äänestysvastaus tai muu vastaava) yhteystietonsa rekisterinpitäjälle puhelimitse, palautuskortilla, internetin kautta, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla.
• Asiakkaalta itseltään hänen suostumuksellaan mm. puhelimitse, tilauskupongin kautta, verkkosivujemme kautta, mobiilisovellustemme kautta, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla
• Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tiedot
• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
• Asiakaspalveluun yhteyttä ottaneen henkilön ja I-Mediat Oy:n väliset puhelut voidaan tallentaa asiakaspalvelutapahtumien varmentamiseksi sekä asiakaspalvelun kehittämistä ja koulutusta varten

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Käytämme tietojen käsittelyssä kolmansia osapuolia ja alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja Ilkka-Yhtymä Oyj:n tietosuojalausekkeen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä he saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti tietosuojalainsäädännön puitteissa:

• Suoramarkkinointitarkoituksiin
• Mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin

8. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin, tarkastaa ja oikaista ne
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin rekisteriin tallennettuihin henkilötietoihin, tarkastaa sekä oikeista ne tarvittaessa. Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä tai rekisteröity haluaa tarkastaa tietonsa, tulee hänen olla yhteydessä asiakaspalveluumme.

Oikeus tietojen poistamiseen ja oikeus vastustaa tai rajoittaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää, vastustaa tai rajoittaa rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa markkinoinnin automaattista kohdentamista. Estämisen jälkeen rekisteröity saa yhtä paljon markkinointia kuin aikaisemmin, mutta tarjonta ei ole asiakkaan tilaushistoriaan perustuvaa.

I-Mediat Oy voi olla velvoitettu säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Poisto-, vastustamis- tai rajoittamisoikeutta koskevissa asioissa rekisteröity voi olla yhteydessä asiakaspalveluumme.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne I-Mediat Oy:n työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tietoja säilytetään tietojärjestelmissä, jotka on suojattu salasanoilla sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tämä rekisteriseloste on voimassa 22.10.2020 alkaen.

Aiemmat versiot rekisteriselosteesta:

• Tilaaja-asiakasrekisteri, 13.6.2019 (PDF)

1. Rekisterinpitäjä

I-Mediat Oy
PL 60, 60100 Seinäjoki
Käyntiosoite: Koulukatu 10, Seinäjoki
Puhelin: 06 247 7100
Y-tunnus: 0830230-2

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Timo Ranta, myyntijohtaja, yritysasiakkaat
Puh. 06 247 7497
Sähköposti muodossa etunimi.sukunimi@ilkka.com

3. Rekisterin nimi

I-Mediat Oy:n ilmoitusasiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, käsittelyperuste ja säilytysaika

Henkilötietojen käsittely perustuu aina asiakkaan suostumukseen, hänen kanssaan tehtyyn sopimukseen tai rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin. Keräämme asiakkaasta alla kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa asiakkaasta kerätään missäkin tilanteessa.

Ilmoitusasiakkaan tietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Palvelun toteuttaminen
• Asiakasviestintään
• Markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen
• Asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
• Analysointi ja tilastointi
• Mielipide- ja markkinatutkimukset
• Muut vastaavat käyttötarkoitukset

Säilytämme asiakkaiden tietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan kuin on tarpeen aikaisemmin määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, asiakkaan henkilötiedot pääosin poistetaan. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä ylläpidetään yritysten, julkisten organisaatioiden ja yksityisten ilmoitusasiakkaiden tietoja:

• Yhteystiedot kuten, asiakkaan nimi, osoite ja puhelinnumero sekä organisaatiossa työskentelevien päättäjien nimet, yhteystiedot, tittelit sekä vastuualueet
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten tiedot julkaistuista ilmoituksista, laskutuksesta, luotonvalvonnasta sekä palautteista
• Henkilötunnus luottokaupassa

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Asiakkaalta hänen suostumuksellaan
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä
• Yhdistysrekisteri
• Muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käytämme tietojen käsittelyssä kolmansia osapuolia ja alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja Ilkka-Yhtymä Oyj:n tietosuojalausekkeen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä he saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Jotkin kumppaneistamme saattavat sijaita EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Jos siirrämme tiedot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolella voi perustua myös asiakkaan suostumukseen.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin, tarkastaa ja oikaista ne
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin rekisteriin tallennettuihin henkilötietoihin, tarkastaa sekä oikeista ne tarvittaessa. Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä tai rekisteröity haluaa tarkastaa tietonsa, tulee hänen olla yhteydessä asiakaspalveluumme

Oikeus tietojen poistamiseen ja oikeus vastustaa tai rajoittaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää, vastustaa tai rajoittaa rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. I-Mediat Oy voi olla velvoitettu säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä. Poisto-, vastustamis- tai rajoittamisoikeutta koskevissa asioissa rekisteröity voi olla yhteydessä asiakaspalveluumme.

Oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa rekisterinpitäjältä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus toimittaa tietonsa toiselle rekisterinpitäjälle alkuperäisen rekisterinpitäjän estämättä. Tietojen siirto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä asiakaspalveluumme.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne I-Mediat Oy:n työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tämä rekisteriseloste on päivitetty 22.5.2018